Seis metodologías de gestión de proyectos para emprendedores fanáticos del control

En el artículo publicado por Forbes el 25 de marzo de 2022, escrito por Nick Leighton enumera lo que el autor llama 6 metodologías para gestión de proyectos para emprendedores fanáticos del control.

“Como empresario o propietario de un negocio, querrá asegurarse que los proyectos de su organización funcionen sin problemas, como gerente de proyecto en su propia organización, que lo que desea se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y según sus especificaciones. Y si usted es como la mayoría, probablemente será un fanático del control. Al respecto, la única forma de delegar (porque todos sabemos que Usted puede hacerlo más rápido y mejor que ningún otro) es tener la visibilidad adecuada en el momento adecuado para asegurarse de que las cosas no se desvíen. Estamos hablando de delegar parte de la responsabilidad en un equipo sin micro gestionarlo, pero para eso se necesita además de un buen equipo, un buen marco o método de trabajo. Además, como es usual, equilibrar múltiples proyectos con diferentes demandas, cronogramas y expectativas puede ser un desafío, pero emplear la mejor metodología puede garantizar que esté preparado para la tarea.

Cómo elegir la mejor metodología de gestión de proyectos

Cada proyecto es diferente, desde los presupuestos hasta los recursos y los plazos, y requiere un enfoque personalizado. Por fortuna existen diferentes marcos de trabajo que se pueden adaptar, de los cuales elegir.

Según el Project Management Institute PMI, metodología de gestión de proyectos es “un sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas utilizadas por quienes trabajan en una disciplina”.

Cada metodología está diseñada para configurar su proyecto para el éxito, según sus requisitos.

En todas ellas debe considerar los siguientes factores del proyecto:

Valores organizacionales
Metas y objetivos organizacionales
Tipo de proyecto e industria
Escala y complejidad del proyecto
Entregables
Presupuesto
Cronograma
Características de los miembros del equipo
Tamaño, diversidad y experiencia del equipo
Habilidades, fortalezas y debilidades de los miembros del equipo

Seis metodologías populares de gestión de proyectos y para qué son adecuadas

Agile

Para proyectos de sprint cortos y colaborativos. Es un conjunto de principios ideales para equipos pequeños que trabajan en ciclos de sprint cortos sin obstáculos como reuniones o exceso de documentación. El equipo debe protegerse de estos obstáculos para mantenerse enfocado en los objetivos y resultados del proyecto.

Los equipos flexibles que colaboran bien son adecuados para la metodología ágil, ya que requiere agilidad en el enfoque de los resultados y los medios para lograrlos.

Scrum

Adecuado para proyectos rápidos y continuos. Es una metodología de gestión de proyectos que pone en práctica los principios ágiles. Es ideal para proyectos que tienen listas de tareas continuas y requieren una mejora continua, como mejorar el recorrido del cliente en un sitio web.

Con el objetivo de desarrollar, construir, entregar y sostener proyectos complejos, Scrum funciona mejor con un equipo colaborativo y altamente responsable, roles definidos y listas de tareas iterativas.

Kanban

Adecuado para que los equipos ágiles visualicen el progreso de las tareas. Es una metodología de gestión de proyectos que utiliza principios ágiles adaptados a proyectos pequeños, flexibles y colaborativos con un alto impacto visual. Con esta metodología, las tareas se muestran visualmente mediante soluciones de software o notas adhesivas en un "tablero Kanban".

A medida que se completan las tareas, se mueven a través de las columnas que representan las etapas del proceso para mantener la línea de tiempo. Es útil para proyectos complejos de varias capas o proyectos que tienen objetivos, equipos y tareas principales y secundarios.

Lean

Adecuado para proyectos que conservan recursos, tiempo o producción. La metodología Lean tiene como objetivo maximizar el valor para el cliente y minimizar el desperdicio, como gastos innecesarios, producción del equipo, recursos o tiempo. Esta metodología se creó en la industria manufacturera japonesa para reducir las redundancias que afectan al cliente y al resultado final.

Esta metodología define tres M de desperdicio de proyecto:

Muda: Deshacerse de todo lo que no agrega valor
Mura: Optimizar los procesos
Muri: Eliminar obstáculos como el exceso de reuniones

Tradicional o Waterfall

Adecuado para proyectos a gran escala. Es una metodología muy experimentada que se enfoca en la definición anticipada del alcance completo. Las tareas se organizan en secuencia o en paralelo, hasta que se termina el proyecto. Esta metodología requiere una sólida comprensión del objetivo final y los medios para lograrlo. Los cambios deben gestionarse de manera adecuada, lo que hace que esta metodología parezca menos flexible.

Los requisitos y los plazos del proyecto se recopilan y analizan, esta información se utiliza para estimar la duración y el costo iniciales y desarrollar una planificación detallada. Luego, se ejecuta la planificación acompañada de un estricto monitoreo y control del proyecto.

Híbrido

Adecuado para proyectos estructurados pero flexibles y de ritmo rápido. La metodología híbrida combina los conceptos de adaptabilidad y velocidad de Agile con una planificación meticulosa del proyecto y un definición detallada del alcance. Esta metodología utiliza estructura y organización en una planificación definida con flujos de trabajo ágiles, iterativos y flexibles.

Al inicio del proyecto, la metodología híbrida requiere planificación y mapeo para definir objetivos, tareas y plazos. Y una vez que comienza el proyecto, los equipos tienen más libertad con las tareas y la velocidad. Se les permite reorganizar la secuencia de las tareas del proyecto, y trabajar con iteraciones o ciclos de acercamiento gradual.

Estas metodologías están dentro de las opciones más populares para la mayoría de los proyectos, pero hay muchas más. En última instancia, la metodología del proyecto debe integrarse con las necesidades y el estilo de liderazgo. “One size does not fit all” Un solo modelo no se adapta a todos los tipos de proyectos, por lo que debe realizar un buen proceso de selección de una metodología o marco de trabajo que se adapte a la organización, a su cultura, al tipo de producto o servicio y a sus clientes."

Bibliografía

Leighton, Nick. “Council Post: Six Project Management Methodologies for Control Freak Entrepreneurs.” Forbes, Forbes, 25 Mar. 2022.

Traducción y adaptación

Gustavo Cañas Mejía