Preguntas claves para el lanzamiento de un proyecto.

Del artículo “6 Questions to Ask Before Launching a Moon Shot Project” publicado el 8 de agosto de 2019 por Harvard Business Review y escrito por Peter Bregman y Antonio Nieto-Rodriguez, me permito extraer, traducir y adaptar las seis preguntas claves que todo director y equipo de proyecto debe hacerse, para determinar la calidad de la información y la solidez del proyecto antes de lanzar su proyecto.

Usted y su equipo deben hacerse estas preguntas para evaluar sus proyectos y dejar claro si su proyecto está en buena o mala forma. Si las respuestas no son simples, si son ambiguas o hay dudas, significa que es necesario volver atrás y revisar la estructura de la idea, su formulación y sus análisis preliminares.

Estas son las seis preguntas en el orden en que se recomienda formularlas:

1. ¿Existe un caso comercial sólido y una justificación convincente? (El por qué)

Hay dos razones principales por las que se invierten recursos (tiempo y esfuerzo) en un proyecto: resolver un problema o aprovechar una oportunidad. ¿Las bases que fundamentan la creación del proyecto representan una razón clara y convincente? ¿Es crítico para un ámbito superior realizar el proyecto? ¿Es una solución que beneficiará a muchos? ¿Valdrá la pena invertir el presupuesto que se necesita para hacer el proyecto realidad?

El objetivo final del proyecto debe articularse de manera clara y convincente. Podría ser para evitar daños y deterioro de la empresa, de su gente, de la sociedad o para mejorar nuestro hábitat.

2. ¿El proyecto tiene un patrocinador comprometido y carismático? (El Quién)

Probablemente la característica más importante de un proyecto de transformación exitoso es tener un patrocinador fuerte, comprometido y carismático. Si el patrocinador está comprometido, el proyecto será una de las aventuras más importantes en su agenda diaria. Aunque el patrocinador esté en múltiples proyectos y funciones, desarrollando actividades que llenan su agenda ¿Su compromiso y dedicación es creíble? ¿Ha sido una idea por la que el patrocinador ha luchado desde hace un tiempo importante? Si la respuesta es sí, tendremos asegurado, uno de los principales aspectos que le da solidez al proyecto.

3. ¿El proyecto tiene un alcance claro? (El qué)

El alcance define cómo se verá el proyecto cuando se entregue (no debe confundirse con los objetivos del proyecto, el "por qué", que se exploró en la pregunta 1). Cuanto más sepa sobre esto al comienzo del proyecto, mejor podrá estimar la duración, el costo y las habilidades necesarias para producir el resultado deseado. También se aplica lo contrario: cuanto más incertidumbre hay sobre los requisitos, más difícil es tener un plan preciso.

Si el proyecto representa un esfuerzo excesivamente difícil, es completamente nuevo o no se ha realizado desde hace muchos años. Es probable que existan más incógnitas que respuestas, lo que añade complejidad a este emprendimiento. Y aunque tuviese los recursos necesarios, un alcance poco claro representa un riesgo real para su éxito. Si en las primeras semanas de la planificación detallada del proyecto, no hay claridad sobre su duración o sobre su presupuesto, dude de su solidez, haga un alto en el camino y cuestione su proyecto. Esta prueba "ácida" le permitirá avanzar más seguro.

4. ¿Existe aceptación por parte de los interesados clave? (El cómo)

Los interesados clave son aquellas personas, grupos o instituciones que además de poder ser impactados o impactar el proyecto, tienen un rol especial en este, ya sea porque poseen información o recursos relevantes o porque podrían convertirse en un riesgo negativo a futuro.

Los proyectos más exitosos ocurren cuando estos interesados clave apoyan decididamente el proyecto y tienen una visual positiva sobre su ejecución y resultados.

En la gestión de proyectos existe una máxima: “Siempre hay un interesado que estará feliz si tu proyecto falla”. Hay reguladores, políticos, accionistas o simplemente empleados que podrían ser obstáculos para el éxito del emprendimiento. La respuesta positiva a esta pregunta podrá alejarlo un poco más de algunos riesgos indeseables en el proyecto.

5. ¿El proyecto tiene una fecha final? (El cuándo)

Los proyectos que comienzan con un plazo bien estimado, aunque pareciese ambicioso, tienen una mayor probabilidad de éxito. Comenzar sin una línea de meta puede hacer que un proyecto se alargue plazos que pudiesen llegar a ser de magnitud similar o mayor que la duración inicialmente calculada.

Hay un precedente histórico para este tipo de fecha límite: cuando John F. Kennedy estableció la audaz meta de llevar a un hombre a la luna a fines de la década de 1960, sus palabras fueron la inspiración para un proyecto que quizás nunca hubiera sido posible sin esa línea de meta increíblemente ambiciosa.

6. ¿Los objetivos del proyecto representan una verdadera prioridad? (El Dónde)

El dominio “Dónde” cubre el entorno que puede tener un impacto positivo o negativo en el proyecto. A menudo está fuera del control del líder del proyecto, como por ejemplo la prioridad estratégica del proyecto en relación con los demás proyectos de la organización, o las competencias generales de implementación del proyecto en la organización; sin embargo, hay formas en las que tanto el patrocinador como el líder pueden influir en el proyecto de manera favorable.

Si el proyecto está construido en un entorno familiarizado con la ejecución de proyectos y su prioridad es claramente reconocida entre los demás proyectos, entonces la respuesta será positiva.

Tómese el tiempo para discutir, aclarar y solidificar sus respuestas a estas preguntas. A pesar de la emoción natural y la urgencia de comenzar a trabajar en ellos, los proyectos que pasan más tiempo en la fase de definición y planificación tienden a tener una implementación mucho más fluida. Las empresas que aplican este marco simple como parte del proceso de aprobación y revisión mejoran en la entrega y generación de valor de sus proyectos.

Bibliografía

Bregman, Peter, and Antonio Nieto-Rodriguez. “6 Questions to Ask before Launching a Moon Shot Project.” Harvard Business Review, 8 Aug. 2019, hbr.org/2019/08/6-questions-to-ask-before-launching-a-moon-shot-project. Accessed 28 Mar. 2022.

Traducción y adaptación

Gustavo Cañas Mejía.