Cómo rescatar una oficina de proyectos en dificultades

1. Establecer nuevas versiones de líneas de base de sus restricciones clave.

Si Usted ha sido llamado para trabajar en una oficina de proyectos que tiene indicadores por debajo del estándar, es necesario que como primer paso establezca nuevas líneas base de alcance, tiempo, costo y las demás restricciones que deban cumplir los proyectos, como calidad, satisfacción del cliente, etc. Estas líneas de base deben ser realistas, negociadas, acordadas y formalizadas con patrocinadores e interesados. De esta manera el esfuerzo del nuevo equipo podrá verse reflejado en los cumplimientos de los proyectos.

2. Crear un espacio común para los proyectos

Se debe crear un espacio común, de fácil acceso y consulta que contenga la base de conocimientos sobre el modelo de gestión de proyectos de la oficina de proyectos, que contenga:

• Un tutorial sobre el funcionamiento del modelo de gestión de proyectos que explique sus procesos básicos.

• Ejemplo de los métodos aplicados en la gestión de los proyectos.

• Los artefactos, plantillas y modelos de reportes e informes mínimos obligatorios.

• La base de datos de los proyectos pasados con las lecciones aprendidas, los cronogramas de base y reales, los presupuestos de base y reales, los planes iniciales y evaluaciones finales de la gestión de riesgos y de la gestión de stakeholders de los proyectos, los backlogs (pilas de producto) de los proyectos anteriores, la evaluación de proveedores, las matrices de calidad y de comunicaciones.

3. Implementar un sistema de información compartida en tiempo real

Cualquier dato clave del proyecto debe difundirse y estar disponible en tiempo real para todas las partes interesadas relevantes cuyo acceso a la información haya sido aprobado.

4. Implementar un sistema simple de gobernanza de los proyectos.

La gobernanza de los proyectos de la organización está compuesta por el cuerpo de gobierno, el marco de gobierno, el dominio de gobierno y la función de gobierno. Se debe diseñar y poner en práctica un sistema simplificado de gobernanza que permita que los proyectos, las decisiones, las aprobaciones, la comunicación, las funciones y los modelos de gestión de proyectos fluyan sin dificultades administrativas al interior de la organización.

5. Simplificar los flujos de trabajo del proyecto

Con la asesoría de expertos se debe revisar y simplificar el flujo de trabajo de los proyectos, sus fases, sus etapas y su sistema de gestión o administración de la ejecución y el seguimiento.

6. Una sólida planificación

Revisar y garantizar que la planificación de los proyectos es sólida, cuenta con información confiable y tiene el nivel de detalle necesario para su ejecución.

7. Implementar una herramienta moderna de gestión de portafolio

Se debe revisar, si existe, la herramienta de gestión de programas y portafolio de proyectos para garantizar que sea colaborativa, permita niveles de acceso y autorización, visible fácilmente desde distintos dispositivos, que permita recibir información para la actualización del rendimiento de los proyectos y que permita generar reportes de estado de manera automática. En caso de que no exista se debe implementar una nueva herramienta que puede estar basada perfectamente en un conjunto práctico de programas de ofimática y de almacenamiento en la nueva de la información.

8. Sistema de Indicadores categorizado.

Se deben revisar y simplificar o crear, si no existen, tableros de control de indicadores de proyectos basados en gráficos, categorizados por área, función, región, zona, cliente, recurso, etc. Estas categorías deben permitir filtrar y crear cuadros de mando segmentados con filtros automáticos.

¿Qué otro aspecto considera importante? Le agradezco me deje sus comentarios.

Gustavo Cañas Mejía. Derechos Reservados.

PMP®